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Stand 05. Dezember 2002
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Zusatzprogramm zur SIWECO-Buchhaltung
Grundlagen
Voraussetzung: Um den neuen Anforderungen des BMF zu genügen, müssen in Zukunft, d.h. ab 01.01.2002 die Buchhaltungsdaten in maschinenlesbarer
Form 10 Jahre aufbewahrt werden. Die Daten müssen auf Anforderung den Finanzbeamten bei einer Außenprüfung in einer nur-lese Version zur Verfügung gestellt werden.
Da durch den langen Aufbewahrungszeitraum von 10 Jahren davon ausgegangen werden muß, daß die "alten" Daten mit den dann im Einsatz
befindlichen neuen Programmversionen nicht mehr korrekt verarbeitet werden können, genügt es nicht, nur die Daten zu sichern. Vielmehr müssen auch die
jeweiligen dazugehörigen Programmversionen mit abgespeichert und aufbewahrt werden. Es kann aber davon ausgegangen werden, daß die Programme gerätemäßig auch auf den neuen Computer-Generationen laufen
werden, sodaß die Hardware-Ausstattung von dieser Regelung nicht berührt wird (Entgegen anderer Aussagen "cleverer" Verkäufer).
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Die Strategie der Datensicherung bei der SIWECO-Buchhaltung sieht
folgendermaßen aus:
Am Jahresende, d.h. wenn sämtliche Buchungen im alten Jahr abgeschlossen
sind, wird das neue Programm "Jahres-Endsicherung" aufgerufen. Dieses Zusatzprogramm führt folgende Funktionen aus:
1. Umstellen der Daten auf nur-lese Version, d.h. in der Buchhaltung können
programmtechnisch gesteuert keine Änderungen mehr vorgenommen werden. (In Ausnahmefällen ist eine Rücksetzung möglich).
2. Kopieren der Daten und Programme in ein eigenes Jahresverzeichnis.
Dieses Jahresverzeichnis sollte dann zeitnah auf ein externes Medium gesichert werden.
Dafür empfiehlt sich z.Bsp. der Einsatz eines CD- oder DVD-Writers. (Mehrere
Kopien erstellen, falls ein Medium unbrauchbar wird!)
Damit stehen die Daten für eine spätere Einsichtnahme des Finanzamts zur Verfügung.
Die Vorgehensweise zum Einsatz des neuen Programm-Moduls wird auf einem separaten Datenblatt erläutert.
SIWECO GmbH
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Vorgehensweise Jahres-Endsicherung
Mit diesem Programmteil werden die Daten für die 10-jährige Archivierung lt.
Vorschrift BMF gesichert und für den weiteren Änderungszugriff gesperrt.
Zum Einsatz des neuen Moduls müssen folgende Vorarbeiten durchgeführt werden:
1. Aktualisieren der ACU-Cobol-Lizenzen auf Version 5.2.0 (oder neuer)
2. Aktualisieren der SIWECO-Buchhaltungsprogramme auf die aktuelle Version (V2D)
Die Aktualisierung auf den neuen ACU-Cobol-Standard ist notwendig, da das neue Programmmodul mit der grafischen Windows-Oberfläche erstellt wurde.
Ebenso sind auch bereits andere FBH-Programmteile auf diese Oberfläche umgestellt.
In der Firmenstammverwaltung müssen die Pfadangaben zum einen für die zu
sichernden Daten und Programme (Quell-Pfad) und zum anderen für das Ziel-Verzeichnis hinterlegt werden:
(1) Stammdaten-Verwaltung, (1) Firmenstamm, (15) Verschiedene Texte aufrufen
Satzart ist immer 15
Satznummer 450
Im Feld 30 Eingabe des Zielpfades für die Jahres-Endsicherung. Ist dieser Pfad noch nicht angelegt, so wird er bei Ausführung der Jahres-Endsicherung
automatisch erstellt. Es müssen allerdings entsprechende Berechtigungen für den Schreibzugriff vorliegen.
( Beispiel: F:\AW\AFIB\JAHRESENDSICHER\ ) Dieser Pfad wird dann bei
der Sicherung folgendermaßen ergänzt: Fnnnjjjj wobei nnn der Firmennummer und jjjj dem zu sichernden Jahr entspricht, sodaß die spätere Suche nach dem Verzeichnis vereinfacht wird.
Satznummer 451
Im Feld 30 Eingabe des Quellpfades. Hier muß das Verzeichnis eingegeben werden in dem die aktuellen FIBU-Daten liegen.
( Beispiel: F:\AW\AFIB\ )
Die Eingaben werden jeweils beendet und die Firmenstammverwaltung kann wieder verlassen werden.
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Nach Abschluß sämtlicher Buchungen
im abgelaufenen Jahr muß dann das Programm (53) Jahres-Endsicherung ausgeführt werden.
Im oberen Bildschirmbereich wird das Ziel-Verzeichnis für die Jahres-Endsicherung in rot angezeigt. Dieses komplette Verzeichnis sollte nach der Sicherung (z.Bsp. auf CD oder DVD) extern gesichert werden. CD- oder
DVD-Medien eignen sich deshalb, weil sie eine hohe Lebenserwartung aufweisen. Überprüfen Sie dann, ob das zu sichernde Jahr richtig angezeigt wird, eventuell korrigieren!
Im rechten Bildschirmbereich werden informativ die zu sichernden Dateien angezeigt. Nach dem starten der Sicherung wird im unteren Bildschirmbereich der Fortschritt der Datensicherung angezeigt.
Nach erfolgter Datensicherung wird ein entsprechender Hinweis angezeigt und nach Bestätigung wird das Programm beendet. Die Daten dieser
Firmennummer können nun nicht mehr verändert werden.
SIWECO GmbH
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