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Siweco Gmbh 
 - Datensicherung  Fibu -

                                                                                                    

                                                                                   Stand 05. Dezember 2002

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Zusatzprogramm zur SIWECO-Buchhaltung 

Grundlagen

 Voraussetzung: Um den neuen Anforderungen des BMF zu gen├╝gen, m├╝ssen in Zukunft, d.h. ab 01.01.2002 die Buchhaltungsdaten in maschinenlesbarer Form 10 Jahre aufbewahrt werden. Die Daten m├╝ssen auf Anforderung den Finanzbeamten bei einer Au├čenpr├╝fung in einer nur-lese Version zur Verf├╝gung gestellt werden.
Da durch den langen Aufbewahrungszeitraum von 10 Jahren davon ausgegangen werden mu├č, da├č die "alten" Daten mit den dann im Einsatz befindlichen neuen Programmversionen nicht mehr korrekt verarbeitet werden k├Ânnen, gen├╝gt es nicht, nur die Daten zu sichern. Vielmehr m├╝ssen auch die jeweiligen dazugeh├Ârigen Programmversionen mit abgespeichert und aufbewahrt werden. Es kann aber davon ausgegangen werden, da├č die Programme ger├Ątem├Ą├čig auch auf den neuen Computer-Generationen laufen werden, soda├č die Hardware-Ausstattung von dieser Regelung nicht ber├╝hrt wird (Entgegen anderer Aussagen "cleverer" Verk├Ąufer).
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Die Strategie der Datensicherung bei der SIWECO-Buchhaltung sieht folgenderma├čen aus:

 Am Jahresende, d.h. wenn s├Ąmtliche Buchungen im alten Jahr abgeschlossen sind, wird das neue Programm "Jahres-Endsicherung" aufgerufen. Dieses Zusatzprogramm f├╝hrt folgende Funktionen aus:
1. Umstellen der Daten auf nur-lese Version, d.h. in der Buchhaltung k├Ânnen programmtechnisch gesteuert keine ├änderungen mehr vorgenommen werden. (In Ausnahmef├Ąllen ist eine R├╝cksetzung m├Âglich).
2. Kopieren der Daten und Programme in ein eigenes Jahresverzeichnis. Dieses Jahresverzeichnis sollte dann zeitnah auf ein externes Medium gesichert werden.
Daf├╝r empfiehlt sich z.Bsp. der Einsatz eines CD- oder DVD-Writers. (Mehrere Kopien erstellen, falls ein Medium unbrauchbar wird!) 

Damit stehen die Daten f├╝r eine sp├Ątere Einsichtnahme des Finanzamts zur Verf├╝gung.

 Die Vorgehensweise zum Einsatz des neuen Programm-Moduls wird auf einem separaten Datenblatt erl├Ąutert.

 SIWECO GmbH

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Vorgehensweise Jahres-Endsicherung

 Mit diesem Programmteil werden die Daten f├╝r die 10-j├Ąhrige Archivierung lt. Vorschrift BMF gesichert und f├╝r den weiteren ├änderungszugriff gesperrt. 
Zum Einsatz des neuen Moduls m├╝ssen folgende Vorarbeiten durchgef├╝hrt werden:
1. Aktualisieren der ACU-Cobol-Lizenzen auf Version 5.2.0 (oder neuer)
2. Aktualisieren der SIWECO-Buchhaltungsprogramme auf die aktuelle Version (V2D)
Die Aktualisierung auf den neuen ACU-Cobol-Standard ist notwendig, da das neue Programmmodul mit der grafischen Windows-Oberfl├Ąche erstellt wurde. Ebenso sind auch bereits andere FBH-Programmteile auf diese Oberfl├Ąche umgestellt.
In der Firmenstammverwaltung m├╝ssen die Pfadangaben zum einen f├╝r die zu sichernden Daten und Programme (Quell-Pfad) und zum anderen f├╝r das Ziel-Verzeichnis hinterlegt werden:
(1) Stammdaten-Verwaltung, (1) Firmenstamm, (15) Verschiedene Texte  aufrufen
Satzart ist immer 15
Satznummer 450
Im Feld 30 Eingabe des Zielpfades f├╝r die Jahres-Endsicherung. Ist dieser Pfad noch nicht angelegt, so wird er bei Ausf├╝hrung der Jahres-Endsicherung automatisch erstellt. Es m├╝ssen allerdings entsprechende Berechtigungen f├╝r den Schreibzugriff vorliegen.
( Beispiel:    F:\AW\AFIB\JAHRESENDSICHER\ ) Dieser Pfad wird dann bei der Sicherung folgenderma├čen erg├Ąnzt:  Fnnnjjjj    wobei nnn der Firmennummer und jjjj dem zu sichernden Jahr entspricht, soda├č die sp├Ątere Suche nach dem Verzeichnis vereinfacht wird.
Satznummer 451
Im Feld 30 Eingabe des Quellpfades. Hier mu├č das Verzeichnis eingegeben werden in dem die aktuellen FIBU-Daten liegen.
( Beispiel:    F:\AW\AFIB\ )
Die Eingaben werden jeweils beendet und die Firmenstammverwaltung kann wieder verlassen werden.
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Nach Abschlu├č s├Ąmtlicher Buchungen im abgelaufenen Jahr mu├č dann das Programm (53) Jahres-Endsicherung ausgef├╝hrt werden.
Im oberen Bildschirmbereich wird das Ziel-Verzeichnis f├╝r die Jahres-Endsicherung in rot angezeigt. Dieses komplette Verzeichnis sollte nach der Sicherung (z.Bsp. auf CD oder DVD) extern gesichert werden. CD- oder DVD-Medien eignen sich deshalb, weil sie eine hohe Lebenserwartung aufweisen. ├ťberpr├╝fen Sie dann, ob das zu sichernde Jahr richtig angezeigt wird, eventuell korrigieren!
Im rechten Bildschirmbereich werden informativ die zu sichernden Dateien angezeigt. Nach dem starten der Sicherung wird im unteren Bildschirmbereich der Fortschritt der Datensicherung angezeigt.

 Nach erfolgter Datensicherung wird ein entsprechender Hinweis angezeigt und nach Best├Ątigung wird das Programm beendet. Die Daten dieser Firmennummer k├Ânnen nun nicht mehr ver├Ąndert werden.

SIWECO GmbH


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